รายงานเจ้านายอย่างมืออาชีพ

Hello! ขึ้นต้นมาก็ทักเป็นภาษาอังกฤษอย่าคิดว่าภาษาดีนะค่ะ เขียนคำนี้ไม่ผิดเป็นใช้ได้ ไม่มีอะไรมากวันนี้ก็แวะเวียนมาทักทายเพื่อน ๆ น้อง ๆ กันจ้า บังเอิญว่าไปอ่านเจอ เทคนิคการรายงานแบบมืออาชีพ ก็เลยนำมาฝากให้เพื่อน ๆ น้อง ๆ ได้ลองทำดูสำหรับคนที่คิดว่าทักษะด้านนี้ยังไม่ดีเท่าไร ซึ่ง Jasmine ก็จัดอยุ่ในกลุ่มนี้ด้วย (ประเภทรายงานแบบมือสมัครเล่นอ่ะ) อยากเป็นมือโปรบ้าง งั้นมาดูกันเลยดีกว่าว่าต้องทำอย่างไร รับรองทำได้จริงแน่ หากคุณลงมือทำมันอย่างจริงจัง เทคนิคหลัก ๆ มีดังนี้

[ พูดให้กระชับ เริ่มจากบทสรุป..............]

จัดลำดับในการรายงานให้เริ่มจากสรุป ผลลัพธ์ สาเหตุ/ สถานการณ์ที่เกิดขึ้น โดยไม่ต้องร่ายยาวสาวแม่น้ำทั้ง 5 เพราะกว่าจะรู้เรื่องก็อาจจะทำให้เจ้านายหงุดหงิดเสียก่อน (ยิ่งเจ้านายเราเป็นประเภทงานรัดตัว พูดจากันแบบไม่มองน่าแล้วสำคัญมาก) เอาเป็นสรุปสถานการณ์สั้น ๆ ก่อน เช่นดี ไม่ดี มีปัญหา แล้วจากนั้นก็ค่อยแจ้งผลหรือสถานการณ์ปัจจุบันและบอกถึงสาเหตุที่เราสรุปเช่นนั้น

[ รายงานก่อนที่จะถูกทวงถาม...............]

งานอะไรที่ได้รับมอบหมายมา อย่าคิดว่า “ไม่เห็นมาถามก็ไม่ต้องรายงานก็ได้” แบบนี้ไม่มืออาชีพ เพราะในมุมมองของเจ้านายจะคิดว่า “ อะไรกันนี่ ถ้าไม่ไปถามก็ไม่คิดจะมาบอกเลย” และทำให้เจ้านายหงุดหงิด (อีกแล้วครับท่าน) คุณทราบหรือป่าวการรายงานสถานการณ์อยู่เป็นประจำและต่อเนื่องนั้น หากเกิดอะไรขึ้นในทางที่แย่ลงก็จะได้รับคำแนะนำที่ทันท่วงทีในการแก้ไขปัญหาและทีสำคัญต้องดูเวลาที่เหมาะสมและคนฟังมีเวลาหรือสะดวกที่จะรับฟังหรือไม่ (ไม่งั้นไม่รับรองผลที่จะได้ตามมาอิ อิ)


[ เรื่องร้าย อย่าเก็บไว้จนสายเกินแก้......]

เจ้านายคนไหนก็อยากจะได้รับรายงานแต่เรื่องดี ๆ หล่ะน่า แต่ในความเป็นจริงเป็นไปไม่ได้ ฉะนั้นเวลาที่ทำพลายหรือเกิดปัญหาอะไรขึ้นในงาน การพยายามแก้ไขเองเก็บไว้ไม่รายงานให้เจ้านายทราบ แต่สุดท้ายเกิดเป็นปัญหาบานปลายเดือนร้อนกันไปหมด (ขนาดนี้แล้วคงไม่ต้องบอกสินะว่าเจ้านายจะทำหน้าอย่างไง คิดเอาเองแล้วกัน???) ฉะนั้น จำไว้ว่ายิ่งเรื่องไม่ดี ยิ่งต้องรีบรายงาน และควรบอกพร้อมกับวิธิแก้ที่เราคิดไว้ ไม่อย่างนั้นคุณจะเจอข้อหา พลาดแล้วโยน !!!! อย่างนี้เสียเครดิตนะจะบอกให้........ใจดีสู้เสือ!!!!!เข้าไว้


[ แยกแยะสิ่งที่เป็นความรู้สึก และสิ่งที่เป็นข้อเท็จจริง...........]

ระวังการรายงานจาก “ความรู้สึก” ที่ไม่ใช่ข้อเท็จจริง เพราะการรายงานด้วยคำว่า “คิดว่า” “รู้สึกว่า” อาจจะเป็นสาเหตุให้หัวหน้าคุณสรุปผิดทางได้ ดังนั้น เวลารายงานต้องระบุให้ชัดว่าอันไหนคือ ข้อเท็จจริง อันไหนเป็นความคิดของเรา (ทำยากนะเนี่ยเคยทำแล้ว โดนเจ้านายปิดการสนทนาด้วยคำว่าคิดไปเองเสมอ ต้องระวังนะ!!!!)

[ หากเป็นเรื่องที่ซับซ้อน.....ลองรายงานด้วยการเขียน.........]

หากเรื่องที่ซับซ้อนก็ลองเขียนเป็นรายงานแทนสิ และเราเองก็จะได้จัดลำดับความคิดไปด้วยในตัว เพราะบางเรื่องหากพูดอาจจะงงไม่เข้าใจ แต่ก็สามารถอธิบายได้ด้วยภาพหรือกราฟ และหากจำเป็นต้องเขียนอธิบายเพิ่มก็อย่าลืม ! ทำให้สั้นและกระชับนะค่ะพี่น้องค่ะ

เป็นงัยกันบ้างกับวิธีการรายงานเจ้านายอย่างมืออาชีพที่นำมาฝากกัน สิ่งสำคัญต้องฝึกทำบ่อย ๆ นะค่ะ แล้วท่านจะเป็นมืออาชีพในการรายงาน ว่าแล้วก็กลับไปฝึกก่อนนะอย่างเป็นมือโปรบ้าง.........